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Die Vorteile eines Online-Bürgerportal

Prozesse beschleunigen und Bürger glücklich machen: Digitalisierung in der Abfallwirtschaft durch Online-Bürgerportal

OZG und TRAS: so wird Pflicht zur Kür.

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) schreibt es vor: Bund, Länder und Kommunen müssen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anbieten. Eine Pflicht, die oft als lästig empfunden wird – schaut man aber genauer hin, stellt man fest, dass es die Bürgerinnen und Bürger wollen und es für die Verwaltungen eine Fülle von Erleichterungen mit sich bringt. Gerade die Corona–Pandemie hat gezeigt, dass die rasant fortschreitende Digitalisierung viele Prozesse vereinfachen und beschleunigen kann. Und da haben dann alle was von: die Mitarbeitenden der Verwaltung und auch die Bürgerinnen und Bürger, die deren Dienste in Anspruch nehmen möchten. So wird aus der leidigen Pflicht eine Kür, für die SENSIS die richtige Software anbietet.

Der Entsorger MAGS aus Mönchengladbach hat mithilfe der TRAS-Software aus dem Hause sensis ein Online-Bürgerportal realisiert. SENSIS ist ein Software–Haus aus Viersen, das mit TRAS eine Software für die Abfallwirtschafts- und Entsorgungsunternehmen für die Kreislaufwirtschaft entwickelt hat. TRAS lässt sich bei kommunalen Abfallwirtschafts- und Städtereinigungsbetrieben, bei großen Entsorgungsunternehmen, bei Deponiebetreibern, Recycling- und Verbrennungsanlagen, bei Abfallerzeugern sowie und mittelständischen Containerdiensten gleichermaßen einsetzen. Die Software–Lösung ist vollständig skalierbar und modular aufgebaut, so dass sie vielseitig und passgenau eingesetzt werden kann. Das Modul „Kommunale Dienste“ ist speziell auf die Anforderungen des OZG-Standards abgestimmt. Mit TRAS werden die Service-Prozesse im Umfeld der kommunalen Abfallentsorgung als erstes von der Anfrage bis zur Durchführung digitalisiert. Damit ist dann die Basis für die „Kommunale Auftragsverwaltung“ online, kurz KAV, erstellt, die wiederum als OZG gesetzliche Pflicht werden wird. Die kommunale Auftragsverwaltung (KAV) ermöglicht in TRAS die Erfassung, Durchführung und Verfolgung von Einzelaufträgen. Diese Art der Auftragserledigung und deren Verfolgung und Abrechnung erfolgt in der gewohnten Umgebung in einer datenbankgestützten Abwicklung und Präzision.

Die TRAS Software ist bereits bei dem Mönchengladbacher Entsorger MAGS erfolgreich im Einsatz. Wir haben mit Matthias Otten gesprochen, der bei den Mönchengladbacher Abfall-,
Grün- und Straßenbetrieben (MAGS) mit TRAS arbeitet und das Projekt koordiniert hat.


 

Frage: Herr Otten, wie lief die Auftragsbearbeitung bei MAGS, bevor Sie ihre Prozesse auch im Büro digitalisiert haben?

Otten: Die alten Prozesse waren halt so, wie man sie seit Jahrzehnten kennt – der eine ruft an, der andere mailt uns und wir haben noch Briefe bekommen. Wir haben auch noch ein Faxgerät, was tatsächlich auch noch Faxe bekommt. Problem der ganzen Zugangswege war der hohe Verwaltungsaufwand und die naturgemäß intransparente Datenqualität: was am Telefon besprochen wurde, kann falsch verstanden worden sein, Briefe gingen in Ablagen verloren. Das hat schon viel Aufwand und Akribie benötigt, einen guten Job zu machen.

Frage: Herr Otten, wie hat die Online–Funktionalität von SENSIS bei MAGS konkret die Abläufe in der Verwaltung verändert?

Otten: Die Bürgerinnen und Bürger melden sich jetzt einfach digital und rund um die Uhr. Direkt von ihrem Smartphone oder über unser Online-Bürgerportal. Die Bürgerinnen und Bürger können uns beauftragen oder Anträge stellen und die Software startet automatisiert den entsprechenden Vorgang.

Frage: Um was für Vorgänge und Aufträge handelt es sich da?

Otten: Eigentlich lässt sich bei uns bei MAGS fast alles inzwischen digital erledigen. Einige Verwaltungsprozesse sind dabei komplett automatisiert: Änderung der Personenzahl im Haushalt, Meldungen rund um die Tonne wie „Tonne defekt“ oder „Tonne gestohlen“, SEPA–Mandate erteilen oder Sperrmüllabholung bestellen. Auch die normalen Prozesse sind digitalisiert: Eigentümerwechsel, Tonne ordern oder Eigenkompostierung beantragen.

Frage: Welche Vorteile sehen Sie für die Bürgerinnen und Bürger Mönchengladbachs?

Otten: Wir haben die Erreichbarkeit zuerst einmal an die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger angepasst: die Verwaltung ist so jederzeit erreichbar. Gut, das konnte ein Brief auch, der brauchte aber drei Tage. Scherz beiseite, digital ist es für die Vielzahl der Bürgerinnen und Bürger leichter und schneller und es wird schlicht und ergreifend heute auch von einer modernen Verwaltung erwartet, digitale Dienstleistungen anzubieten. Zu Recht.

 

 

Frage: In welchen Bereichen profitiert die Verwaltung von SENSIS?

Otten: Zuallererst sparen wir eine Menge Zeit und ersparen uns mühselige manuelle Datenerfassung. Wir reduzieren unsere Fehlerquote dramatisch und hatten schon nach 3 Monaten eine Automatisierungsrate von 40 % im Sperrmüllprozess. Das wichtigste momentan ist aber, dass wir vollständig für unseren Teil die Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes, OZG, erfüllen, was ja jetzt Pflicht wird.


 

Weiter Informationen zu TRAS erhalten Sie bei der sensis GmbH unter www.sensis.de und Frau Margit Klinken, Telefon 02162 81929


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